4. La posta elettronica
Dal 1992, nascita di Eudora il primo client di posta elettronica, questo strumento di comunicazione ha fatto passi da gigante, soppiantando i sistemi postali, le telescriventi, i fax.
La posta elettronica (meglio nota come electronic mail o e-mail) è un sistema di trasmissione di messaggi o di file attraverso una rete di computer; in questo caso la rete è detta Intranet. Quando la rete è collegata a Internet, gli utenti possono comunicare con ogni punto del pianeta.
L’e-mail è un mezzo di comunicazione straordinariamente comodo per inviare brevi memorandum, per far circolare informazioni ricevute da altri e per inviare, come allegati, poderosi documenti in Word, in Excel o in programmi analoghi, risparmiando tempo e denaro di spese postali.
Nella maggior parte delle aziende la posta elettronica è diventata il mezzo di comunicazione di gran lunga più praticato.
L’introduzione di questo nuovo strumento rapido e comodo, come capita spesso, ha indotto una serie di comportamenti negativi.
- I lavoratori ricevono e trasmettono messaggi, spesso, inutili con perdita di tempo.
- Si verificano con una certa frequenza fenomeni di molestie e discriminazioni (richieste di appuntamenti, barzellette a fondo sessuale, immagini pornografiche scaricate da Internet). Occorre subito affermare che per questi casi le aziende hanno una sola strada imporre il principio della tolleranza zero e informare i dipendenti che ogni messaggio di posta elettronica può sempre essere recuperato.
- Le e-mail sono scritte in modo sciatto; spesso il mittente dedica poca attenzione ai contenuti e all’impostazione del documento.
- A volte si mandano messaggi carichi di emotività e poco motivati perché il mittente non si concede il tempo della riflessione.
- Molte e-mail non vengono aperte dal ricevente perché ne immagina di già il contenuto.
- Quante volte, schiacciato il tasto INVIA, vorremmo tornare indietro per controllare il contenuto del messaggio.
Questi problemi si possono risolvere con il buon senso e dandosi una disciplina anche nell’uso della posta elettronica.
- L’e-mail deve essere inviata sempre indicando l’oggetto che deve essere l’esca che induce il ricevente alla lettura. L’oggetto della e-mail dovrebbe svolgere almeno uno dei seguenti compiti:
- contenere il messaggio chiave (Invio offerta pannelli),
- indicare l’azione o la reazione desiderata (Richiesta di offerta),
- essere specifico senza lungaggini (Riunione domani ore 16?),
- consentire al lettore una facile archiviazione (Cartella Offerte).
Se l’oggetto è generico, vago o mancante esiste il rischio che il ricevente ignori completamente l’e-mail. Giova notare che imprenditori, manager o professionisti possono ricevere decine di messaggi di posta elettronica al giorno.
- È preferibile inviare un solo messaggio per ogni e-mail per i seguenti motivi:
- il ricevente ha meno difficoltà ad esaminare un e-mail sintetica e a rispondere a tono,
- è più facile che il ricevente trasmetta ad altri una e-mail che contenga un solo messaggio. Spesso e-mail multimessaggio non sono trasferibili integralmente e vanno modificate.
- Il messaggio deve essere conciso.
- È opportuno fare sempre l’editing.
- Verificare sempre la correttezza dell’indirizzo di e-mail.
- Non inviare e-mail sotto l’impulso dell’emotività.
Uno dei grandi vantaggi della posta elettronica è la possibilità di allegare altri file. È possibile inviare documenti corposi, fogli elettronici, tabelle, grafici, disegni, fotografie, semplicemente allegandoli all’e-mail. Esiste, peraltro, un ulteriore vantaggio; il destinatario può apportare al documento ricevuto in allegato qualunque modifica e rimandarlo al mittente con la stessa velocità e comodità.
Per tornare al concetto iniziale di Intranet, giova notare che molte imprese utilizzano la rete interna per trasmettere informazioni di carattere generale al personale, come traguardi da raggiungere, obiettivi conseguiti, eventi, commesse acquisite o per informare di eventi riguardanti il personale stesso, matrimoni, nascita di figli, anniversari importanti.
Questa prassi può aiutare notevolmente l’impresa nel consolidare il concetto di identità, concetto che rappresenta uno dei presupposti per fare di tanti individui un corpo compatto e coeso.
L'impresa va considerata, infatti, come una persona con la propria identità, e, cioè, come l’insieme di principi e valori guida.
Se le persone si riconoscono nei valori di cui l’impresa è portatrice esistono i presupposti perché si crei un forte senso di appartenenza e quando le persone sono orgogliose di far parte di un'impresa significa che c'è convergenza tra la missione dell’impresa e il progetto di vita individuale.
L'identità di un'impresa è come l'anima di una persona; creare, sviluppare, arricchire l'identità d'impresa significa rafforzare il proprio vantaggio competitivo attraverso una linfa che fa scaturire nel personale energie positive, passione, orgoglio d'appartenenza, spirito di sacrificio.
L'identità dell'impresa è, quindi, vitale perché è fonte di energia per il conseguimento di obiettivi anche ambiziosi, perché crea l'allineamento tra il personale e gli obiettivi dell’impresa, perché pone le basi per un impegno comune verso il perseguimento della vision (11) dell’impresa.
Intranet, con la possibilità di far arrivare a tutti, in tempo reale, qualunque informazione è oggi, nella grande impresa, lo strumento principe per rafforzare il principio di identità (12).
Lentamente, ma con progressione continua, anche la PMI sta scoprendo il valore di questo strumento, con il vantaggio, rispetto alla grande impresa, che, nella maggior parte dei casi, tutti si conoscono ed il modello sociale più si avvicina a quello della famiglia.
Per un approfondimento del tema Comunicazione d'impresa si rimanda al seguente successo editoriale. Comunico quindi esisto.
Eugenio Caruso 30 aprile 2007
(11)
È la capacità di un imprenditore o di un top manager di indicare la direzione verso la quale sviluppare l'impresa. Vision è anche intuizione, immaginazione, al limite, paradosso.
(12) Come in una famiglia, quando, durante il pranzo o la cena i familiari si scambiano impressioni e avvenimenti della giornata rafforzando i legami del nucleo.
Tratto da E. Caruso, Comunicazione d'impresa: quali strumenti? Tecniche Nuove 2006
http://www.tecnichenuove.com
