L'importanza di definire i ruoli in un'impresa

La logica è invincibile perchè per combatterla è necessario farvi ricorso.

Pierre Boutroux

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Meredith Belbin, attualmente, Chairman dell’Industrial Training Research Unit Ltd di Cambridge, per moltissimi anni ha condotto ricerche approfondite, presso L’Administrative Staff College (1) di Henley, sulle caratteristiche che dovrebbero possedere i componenti di un team di lavoro.
I suoi studi sono stati pubblicati in due libri (Management teams, Elsevier 1981 e Team Roles at Work, Elsevier 1993) che hanno avuto una certa risonanza solo recentemente, perché, solo recentemente, è stato introdotto nelle imprese il concetto di team role (2) .
Questo concetto è consolidato, invece, in campo sportivo dove la costruzione di un team avviene in base ai ruoli che ciascun giocatore deve svolgere per il successo dell’intera squadra.
La definizione dei ruoli in un team e, quindi, l’assunzione di compiti e responsabilità dovrebbe dipendere dall’auto immagine che ciascuno ha di sé abbinata alla percezione dei bisogni che esprime il team come un tutto unico.
In realtà, sostiene la Belbin, l’affidamento di incarichi non avviene secondo questo schema perché, generalmente, i ruoli sonno affidati a qualcuno e non avviene il contrario.
Se il ruolo riguarda una posizione per la quale sono richieste qualità specialistiche, spesso, il titolo di studio e le referenze sono una buona guida, quando, invece, i ruoli non richiedono una specializzazione ben precisa, allora la scelta diventa problematica. Spesso l’assunzione di una persona per un particolare ruolo si rivela sbagliata.
Io personalmente ho potuto constatare che quando un imprenditore cerca sul mercato del lavoro qualcuno cui affidare un ruolo di responsabilità, spesso fallisce. Riescono molto meglio gli inserimenti di figli o parenti prossimi, oppure la formazione di personale interno. Spesso in un’impresa esiste un buon mentore e in tali casi i risultati sono ottimi.

1. Definizione dei ruoli di un team (3).

Dopo nove anni di studi condotti con la metodologia di distribuire i partecipanti ai corsi in team assimilati a piccole imprese poste in competizione tra loro, i ricercatori sono pervenuti a definire nove ruoli diversi che potrebbero comparire in un team di lavoro; nella tabella sono riportati i ruoli, con caratteristiche e punti di debolezza (i ruoli sono tradotti in italiano, ma viene riportata la dizione originale). Giova notare che il comportamento di ciascuno in un particolare ruolo deriva dalla somma delle caratteristiche operative e dalle debolezze.
Per realizzare una squadra, salvo casi rarissimi e per fortuna, non è necessario che sussistano tutti i ruoli sottoelencati. La Belbin ritiene, però, importante che chi deve costruire una squadra parta tenendo a mente che dovrà scegliere tra qualcuno di questi ruoli.
La tipologia dei ruoli individuata dalla Belbin può essere contestata, la vera essenza del suo lavoro consiste, però, nell’aver mostrato la necessità di individuare dei ruoli.

I nove possibili ruoli di un team, secondo Meredith Belbin
Ruolo	Caratteristiche operative	Debolezze
Creativo                   (Plant)	Immaginativo e poco ortodosso. E’ in grado di risolvere problemi molto complessi.	Ignora i dettagli. Troppo preoccupato di essere capito in modo corretto.
Ricercatore di risorse (Resource investigator)	Estroverso, entusiasta, comunicativo. Esplora ogni opportunità “cercando l’oro nel fango”. Sviluppa contatti per creare valore.	Esageratamente ottimista. Perde facilmente l’interesse quando scema l’entusiasmo iniziale.
Coordinatore (Co-ordinator)	Maturo, sicuro di sé, guida capace. Chiarisce gli obiettivi, stimola discussioni volte alla presa di decisioni. Delega con intelligenza.	Può essere giudicato un manipolatore. Delega lavoro che gli competerebbe.
Timoniere            (Shaper)	Sfidante, dinamico, dà il meglio quando è sotto pressione. Ha la capacità e il coraggio di superarre gli ostacoli.	Può entrare in collisione con il coordinatore. Può essere provocatorio nei riguardi delle persone e ne urta i sentimenti.
Valutatore (Monitor evaluator)	Equilibrato e portato a definire le strategie. In grado di vedere le varie opzioni. Giudica accuratamente.	Manca di capacità di guida e di ispirare gli altri. Eccessivamente critico.
Sostenitore del team (Teamworker)	Cooperativo, moderato, percettivo e diplomatico. Ascolta, analizza, elimina le frizioni, calma le acque.	Indeciso in situazioni difficili. Può essere influenzato facilmente.
Realizzatore (Implementer)	Disciplinato, concreto, conservativo, efficiente. Trasforma le idee in azioni pratiche.	A volte inflessibile. Lento a rispondere a nuovi stimoli.
Perfezionatore (Completer - finisher)	Coscienzioso, diligente, ansioso. Cerca errori od omissioni. Mantiene le scadenze.	Incline a false preoccupazioni. Riluttante a delegare. Può essere ossessivo.
Specialista        (Specialist)	Focalizzato su un settore, dedicato. Accumula grandi conoscenza e abilità in alcuni argomenti.	Contribuisce solo su un fronte. Si imbozzala nei tecnicismi. Gli sfugge il quadro d’insieme.

I compiti che possono essere svolti dai singoli “ruoli” sono pertanto i seguenti.

1. Creativo. Individuare e specificare nuove idee e strategie con particolare attenzione agli aspetti più strategici. Cercare possibili alternative alla strada che il team sta seguendo per risolvere un problema.
2. Ricercatore di risorse. Esplorare e riportare idee, sviluppi e risorse esistenti all’esterno della squadra. Creare contatti che possano aiutare il team nel percorso di innovazione e avviare eventuali trattative per accordi.
3. Coordinatore. Monitorare la metodologia con la quale la squadra si muove verso gli obiettivi stabiliti e cercare di ottimizzare le risorse. Individuare i punti di forza e i punti di debolezza del gruppo. Assicurarsi che vengano sfruttate le potenzialità di ciascun componente del team.
4. Timoniere. Individuare la metodologia ottimale perché il team possa conseguire i propri obiettivi. Assicurarsi che esistano e siano chiari a tutti obiettivi e priorità. Stabilire modalità e forma con cui il gruppo deve confrontare le proprie opinioni e deve riportare i risultati del proprio lavoro.
5. Valutatore. Analizzare con dettaglio i problemi. Valutare idee, ipotesi e suggerimenti in modo tale che il team possa essere messo nella condizione ottimale per prendere le decisioni.
6. Sostenitore del team. Supportare i membri del team nei loro sforzi (dando, ad esempio, dei suggerimenti). Aiutare i componenti del team nel superare le proprie carenze. Migliorare la comunicazione all’interno del gruppo e incoraggiare lo spirito di squadra.
7. Realizzatore. Trasformare concetti e piani in pratiche procedure di lavoro. Realizzare, sistematicamente ed efficientemente, piani di lavoro condivisi.
8. Perfezionatore. Controllare che il team non incorra in errori ed omissioni. Individuare gli aspetti del lavoro nei quali è più facile cadere in errore. Sottolineare l’importanza del rispetto dei tempi all’interno del team.
9. Specialista. Supportare la squadra negli argomenti specifici per i quali è stato scelto. Facilitare il lavoro della squadra trovando soluzioni nell’ambito delle sue competenze.

Per far meglio comprendere l’essenza dei vari ruoli la Belbin ha individuato per ciascun ruolo sette frasi ad effetto.

1. Creativo

1. Quando un problema è frustrante usa il pensiero laterale.
2. Dove c’è un problema esiste una soluzione.
3. Più impegnativo è il problema maggiore è la sfida.
4. Non disturbare. Genio al lavoro!
5. Le buone idee sembrano strane all’inizio.
6. Le idee partono con un sogno.
7. Senza innovazione non c’è sopravvivenza.

2. Ricercatore di risorse

1. Potremmo fare una fortuna con ….
2. Le idee dovrebbero essere rubate con orgoglio.
3. Non reinventare la ruota.
4. Le opportunità nascono dagli errori degli altri.
5. Possiamo sfruttarlo?
6. Puoi sempre telefonare per cercarlo.
7. Il tempo passato nella riconoscenza è, a volte, tempo sprecato.

3. Coordinatore

1. Tieni sempre di vista l’obiettivo.
2. Qualcuno ha da aggiungere qualcosa?
3. Vogliamo il consenso prima di andare avanti.
4. Non ritenere mai che il silenzio sia assenso.
5. Dovremmo dargli un’altra possibilità.
6. Delegare bene è un’arte.
7. Dirigere è l’arte di far fare agli altri tutto il lavoro.

4. Timoniere

1. Fallo!
2. Dì no, poi negozia.
3. Se dici “Si lo farò” mi aspetto che tu lo faccia.
4. Non credo che stiamo facendo tutto il possibile.
5. Posso essere brusco, ma, almeno, sono sempre sul problema.
6. Farò muovere le cose.
7. Quando il gioco si fa duro i duri entrano in gioco.

5. Valutatore.

1. Ci penso e prenderò una decisione domani.
2. Abbiamo esaurito tutte le ipotesi?
3. Se non sembra logico non vale la pena farlo.
4. Meglio prendere una buona decisione lentamente che una sbagliata, velocemente.
5. Questa sembra essere la migliore opzione.
6. Valutiamo le alternative.
7. Le decisioni non vanno prese sull’onda dell’entusiasmo.

6. Sostenitore.

1. La cortesia non costa nulla.
2. Sono interessato al tuo punto di vista.
3. Se va bene per te, va bene per me.
4. Ognuno ha un lato buono degno di essere apprezzato.
5. Se la gente si ascoltasse di più, parlerebbe meno.
6. Puoi sempre percepire una buona atmosfera al lavoro.
7. Cerco di essere versatile.

7. Realizzatore

1. Se la cosa può essere fatta, noi la faremo.
2. Un grammo di azione vale un chilo di teoria.
3. Il duro lavoro non ha mai ucciso nessuno.
4. Se è difficile lo facciamo subito, se impossibile ci impiegheremo un po’.
5. Errare è umano, perseverare non è della nostra impresa.
6. Andiamo a lavorare.
7. L’impresa ha il mio pieno appoggio.

8. Perfezionatore

1. Questa cosa richiede la nostra assoluta attenzione.
2. Le scritte in piccolo vanno sempre lette attentamente.
3. Murphy (4) era un ottimista.
4. Non esiste scusa per non essere perfetti.
5. La perfezione è appena “un buono abbastanza”.
6. Un punto a tempo ne risparmia cento.
7. E’ stato controllato?

9. Specialista.

1. In questo lavoro non finisci mai di imparare.
2. Scegli un lavoro con amore e non avrai mai da lavorare nella vita.
3. Il vero professionismo è la propria ricompensa.
4. Quello che sto facendo mi affascina.
5. Più sai, più cerchi di scoprire.
6. E’ meglio saper tutto di una cosa che un po’ di tante.
7. Un comitato sono dodici persone che fanno il lavoro di una.

Probabilmente questi simpatici slogan chiariscono le caratteristiche di ciascuno dei nove team roles meglio di qualunque descrizione analitica.

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(1) Il più antico college di discipline amministrative d’Europa.

(2) Giova mettere subito in evidenza che l’accezione di team role non ha nulla a che vedere con una posizione funzionale.

(3) Manteniamo la dizione di team. In molti casi, però, possiamo tranquillamente sostituire team con impresa.

(4) La legge di Murphy dice “Se qualcosa non deve succedere, succede”.

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